3S.tax Steuerberatung – Digitale Prozesse & GoBD-Beratung aus Wuppertal für Mandanten in ganz Deutschland

Digitale Buchhaltung – rechtssicher und praxisnah umsetzen

Das Wichtigste im Überblick:

• Es gibt keine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Buchhaltung – die gesetzlichen Anforderungen (insbesondere GoBD, AO, HGB) gelten aber unabhängig vom Medium.
• Wer digital bucht, muss insbesondere Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation und eine maschinelle Auswertbarkeit sicherstellen.
• Eine sorgfältig geplante Umstellung – idealerweise zusammen mit steuerlicher und technischer Beratung – reduziert Risiken in der Betriebsprüfung und schafft stabile Prozesse.

In der heutigen digitalen Arbeitswelt stehen nahezu alle Unternehmen vor der Frage, wie weit sie ihre Buchhaltung digitalisieren wollen – oder müssen. Eine ausdrückliche Pflicht, die Buchführung vollständig papierlos zu organisieren, besteht aktuell nicht. Faktisch entstehen aber immer mehr Belege und Daten von Beginn an elektronisch (z. B. Online-Banking, Plattformabrechnungen, elektronische Kassen- und Shop-Systeme), sodass eine digitale Verarbeitung oft der sachgerechte Weg ist.

In diesem Beitrag betrachten wir die rechtlichen Rahmenbedingungen, typische Gestaltungsmöglichkeiten und Fallstricke der digitalen Buchhaltung und zeigen, wie Sie eine Lösung aufsetzen, die sowohl GoBD-konform als auch im Alltag praktikabel ist. Für spezielle Fragestellungen im Onlinehandel verweisen wir ergänzend auf unseren Leitfaden zu Steuern im E-Commerce.

Die Ausgangslage: Warum eine digitale Buchhaltung?

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer haben von „digitaler Buchhaltung“ gehört, wissen aber nicht genau, was damit konkret gemeint ist: Geht es nur um das Einlesen von Kontoauszügen? Um das Scannen von Belegen? Oder um durchgängige, medienbruchfreie Prozesse vom Eingangsbeleg bis zum Jahresabschluss?

Typische Fragen in der Praxis sind:

• Welche Daten müssen elektronisch vorgehalten werden, damit die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt sind?
• Wie „unveränderbar“ müssen digitale Belege und Buchungen sein?
• Wie weit darf oder soll Papier noch im Prozess vorkommen?

Gleichzeitig bestehen Vorbehalte: Der Umstellungsaufwand erscheint hoch, es gibt Unsicherheit bei technischen Themen (Zugriffsrechte, Datensicherung, Cloud-Lösungen) und Sorge vor Fehlern, die in der Betriebsprüfung auffallen könnten. Genau deshalb ist es wichtig, Digitalisierung nicht nur als Software-Projekt, sondern als Prozess- und Organisationsprojekt mit klarer rechtlicher Grundlage zu verstehen.

Rechtliche Rahmenbedingungen der digitalen Buchhaltung

Die Kernfrage lautet nicht „digital oder analog“, sondern: Erfüllen Ihre Aufzeichnungen die Anforderungen der Abgabenordnung und der GoBD?

Zentrale Grundlagen sind insbesondere:

• §§ 145 ff. AO (ordnungsmäßige Buchführung und Aufzeichnungen),
• § 146 AO (Form der Buchführung, auch bei Einsatz von DV-Systemen),
• § 147 AO (Aufbewahrungspflichten und -fristen, auch für digitale Unterlagen),
• das BMF-Schreiben zu den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in der jeweils aktuellen Fassung.

Aus diesen Vorgaben leiten sich die bekannten GoBD-Grundsätze ab, u. a.:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung und der Aufzeichnungen,
• Vollständigkeit und Richtigkeit der erfassten Daten,
• Zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle,
• Ordnung (z. B. eindeutige Zuordnung, systematische Ablage, eindeutige Belegnummernkreise),
• Unveränderbarkeit der einmal erfassten Daten (Änderungen müssen erkennbar protokolliert werden).

Für digitale Buchführungssysteme bedeutet das unter anderem:

• Änderungen an Buchungen und Stammdaten müssen protokolliert werden (kein „unsichtbares Überschreiben“).
• Es muss eine maschinelle Auswertbarkeit für die Betriebsprüfung gewährleistet sein (z. B. durch einen Datenexport im von der Finanzverwaltung geforderten Format).
• Der Belegfluss und die einzelnen Prozessschritte sind in einer Verfahrensdokumentation schlüssig beschrieben.
• Im Rahmen einer Außenprüfung muss einer der zulässigen Datenzugriffe (unmittelbarer Zugriff, mittelbarer Zugriff, Datenträgerüberlassung) ermöglicht werden.

Wichtig ist: Die GoBD gelten immer dann, wenn steuerlich relevante Daten elektronisch geführt oder aufbewahrt werden – also nicht nur bei „vollständig digitaler“ Buchhaltung, sondern auch bei Mischformen (z. B. Papierbelege, aber elektronische Kasse und ERP-System). Einen vertieften Blick auf umsatzsteuerliche Spezialthemen (z. B. OSS im E-Commerce) finden Sie in unserem Beitrag „OSS-Meldung: Fristen, Konsequenzen & Praxistipps“.

Vorteile der digitalen Buchhaltung

Richtig umgesetzt bietet eine digitale Buchhaltung deutlich mehr als nur das Einsparen von Papier. Typische Vorteile sind unter anderem:

• Effizienzgewinne durch Automatisierung: automatische Bankdatenimporte, Belegerkennung, Regeln für wiederkehrende Buchungen, Schnittstellen zu Shops, Kassen- und Warenwirtschaftssystemen.
• Aktuelle Zahlen statt „Rückspiegel-Buchhaltung“: Bei zeitnaher Verarbeitung stehen BWA, Offene-Posten-Listen und Auswertungen wesentlich früher zur Verfügung.
• Transparente Prozesse: Ein standardisierter digitaler Belegfluss (Eingang – Prüfung – Freigabe – Verbuchung – Archiv) ist klarer dokumentiert als „Papierstapel im Umlauf“.
• Bessere Vorbereitung auf Betriebsprüfungen: saubere Stammdaten, nachvollziehbare Historien und ein strukturierter Datenexport erleichtern die Prüfung erheblich.
• Skalierbarkeit: Wachsende Belegmengen lassen sich deutlich leichter durch Regeln, Workflows und Rechtekonzepte auffangen als mit rein papierbasierten Abläufen.

Besonders in Branchen mit vielen digitalen Transaktionen – etwa im Onlinehandel – zeigen sich diese Vorteile sehr deutlich. Welche steuerlichen Themen dort zusätzlich wichtig werden, haben wir im Artikel „E-Commerce-Beratung“ zusammengefasst.

Strategien zur Umsetzung der digitalen Buchhaltung

Eine nachhaltige Digitalisierung entsteht nicht durch die bloße Einführung einer Software, sondern durch das Zusammenspiel von System, Prozessen und Organisation. Bewährt haben sich insbesondere folgende Schritte:

• 1. Analyse des Ist-Zustands
  Welche Systeme setzen Sie bereits ein (Kasse, Shop, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Banking)? Wie laufen Belege derzeit (Posteingang, E-Mail, Portale)? Wo entstehen Medienbrüche und Doppelarbeiten?
• 2. Zielbild und Anforderungen definieren
  Welche Aufgaben sollen intern verbleiben, welche werden ausgelagert (z. B. an den Steuerberater)? Welche Schnittstellen werden benötigt? Welche Rollen (Einkauf, Freigabe, Buchhaltung, Geschäftsführung) müssen im System abgebildet werden?
• 3. Auswahl einer GoBD-konformen Lösung
  Die eingesetzte Buchhaltungssoftware sollte u. a. Unveränderbarkeit, Protokollierung, rollenbasierte Rechteverwaltung, revisionssicheres Archiv und Datenexport für die Betriebsprüfung bieten. Bei komplexeren umsatzsteuerlichen Fragestellungen kann es sinnvoll sein, parallel unsere Leistungen im Bereich Umsatzsteuer & OSS einzubinden.
• 4. Verfahrensdokumentation erstellen
  Die Finanzverwaltung erwartet eine nachvollziehbare Beschreibung des gesamten Prozesses (vom Belegeingang über die Verarbeitung bis zur Archivierung). Diese Verfahrensdokumentation ist kein „Nice-to-have“, sondern ein zentraler Bestandteil der GoBD-Umsetzung.
• 5. Geordnete Datenmigration
  Bei Systemwechseln sollte klar definiert sein, welche Daten übernommen werden (z. B. Stammdaten, Offene Posten, Vorjahresdaten) und wie die alte Datenbasis für Prüfungen zugänglich bleibt.
• 6. Schulung und Verantwortlichkeiten
  Digitale Buchhaltung funktioniert nur, wenn alle Beteiligten ihre Rolle kennen: Wer erfasst, wer prüft, wer gibt frei, wer bucht? Kurze, praxisnahe Schulungen sind oft wirksamer als umfangreiche Handbücher.
• 7. Pilotphase und Nachjustierung
  Es hat sich bewährt, zunächst mit einem abgegrenzten Teilbereich zu starten (z. B. Eingangsrechnungen) und die Erkenntnisse daraus in den Gesamtprozess zu übernehmen.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Die häufigsten Stolpersteine liegen weniger in der Technik als in der Organisation. Typische Problemfelder sind:

• Unklare Verantwortlichkeiten (z. B. wer prüft Rechnungen fachlich, wer gibt sie frei, wer archiviert?),
• unvollständige oder fehlende Verfahrensdokumentation,
• Medienbrüche (z. B. Ausdruck von E-Mails, die später wieder eingescannt werden),
• unzureichende Datensicherung und fehlende Notfallkonzepte,
• fehlende Rechte- und Rollenkonzepte in den Systemen.

Sinnvolle Gegenmaßnahmen sind u. a.:

• klare Prozessbeschreibungen mit Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen,
• ein abgestimmtes Berechtigungskonzept (wer darf was sehen, erfassen, ändern?),
• technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit (z. B. regelmäßige Backups, Nutzung aktueller Systeme, Zugriff nur über gesicherte Verbindungen),
• regelmäßige kurze Schulungen bzw. Einweisungen bei Änderungen im Prozess.

Warum professionelle Unterstützung sinnvoll sein kann

Die Digitalisierung der Buchhaltung berührt steuerliche, handelsrechtliche, organisatorische und technische Fragen gleichzeitig. Fehler zeigen sich oft erst Jahre später – spätestens in der Betriebsprüfung.

Eine auf digitale Prozesse spezialisierte Kanzlei kann unter anderem:

• Ihre bestehenden Prozesse und Systeme im Hinblick auf GoBD und Aufbewahrungspflichten prüfen,
• bei der Auswahl geeigneter Buchhaltungs- und Vorsysteme unterstützen,
• die Erstellung oder Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentation begleiten,
• Sie auf typische Prüffelder der Finanzverwaltung vorbereiten (z. B. Zugriff auf Kassendaten, Plattformabrechnungen, Schnittstellenprüfungen).

Das Ziel ist nicht „maximale Digitalisierung um jeden Preis“, sondern eine Lösung, die sowohl den rechtlichen Anforderungen genügt als auch im Alltag Ihres Unternehmens funktioniert. Wenn Sie Ihre Prozesse gemeinsam mit uns aufsetzen oder überprüfen möchten, können Sie über unsere Kontaktseite direkt ein Erstgespräch anfragen.

Fazit: Digitalisierung als Chance begreifen

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist keine Pflicht, aber in vielen Branchen und Unternehmensgrößen der pragmatischste Weg, die wachsenden Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten zuverlässig zu erfüllen.

Richtig umgesetzt führt sie zu:

• mehr Transparenz über die finanzielle Situation,
• stabileren, nachvollziehbaren Prozessen,
• weniger Fehlern und Nacharbeiten,
• einer deutlich besseren Ausgangsposition für Betriebsprüfungen.

Entscheidend ist eine saubere Planung, die Orientierung an den gesetzlichen Rahmenbedingungen und eine Lösung, die zum Geschäftsmodell und zur Organisation Ihres Unternehmens passt. Wenn diese Punkte stimmen, ist die Digitalisierung der Buchhaltung weniger Risiko als vielmehr eine sehr konkrete Chance zur Professionalisierung Ihrer internen Abläufe.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Digitalisierung der Buchhaltung verpflichtend? 

Es gibt derzeit keine allgemeine gesetzliche Pflicht, die gesamte Buchführung ausschließlich digital zu führen. Sie können grundsätzlich auch weiterhin mit Papierbelegen arbeiten, solange die Anforderungen der Abgabenordnung und der GoBD erfüllt sind.

Sobald jedoch steuerlich relevante Daten elektronisch entstehen oder verarbeitet werden (z. B. Kassen-, Shop-, ERP- oder Banking-Systeme), gelten die GoBD-Vorgaben für diese Daten unabhängig davon, ob Sie zusätzlich noch Papier ablegen.

Welche Vorteile bietet die digitale Buchhaltung für mein Unternehmen? 

Eine gut konzipierte digitale Buchhaltung kann:

• Ihre Prozesse beschleunigen (z. B. durch automatisierte Bankbuchungen und Belegerkennung),
• Fehlerquellen durch manuelle Übertragungen reduzieren,
• aktuelle Auswertungen (z. B. BWA, OPOS-Listen) ermöglichen,
• die Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung vereinfachen,
• die Vorbereitung und Durchführung von Betriebsprüfungen strukturieren.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen muss ich bei der digitalen Buchhaltung beachten? 

Entscheidend sind die Vorgaben der Abgabenordnung (insbesondere §§ 145–147 AO) und die GoBD. Sie legen unter anderem fest, dass Buchführung und Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein müssen und dass der Datenzugriff der Finanzverwaltung im Prüfungsfall zu ermöglichen ist.

Welche Systeme sind für die digitale Buchhaltung geeignet?

Geeignet sind Systeme, die:

• Änderungen protokollieren (kein „Löschen ohne Spur“),
• eine klare Benutzer- und Rechteverwaltung besitzen,
• ein revisionssicheres Belegarchiv unterstützen,
• einen Datenexport für die Betriebsprüfung (z. B. im von der Finanzverwaltung verwendeten Auswertungsformat) ermöglichen.

Ob eine konkrete Lösung GoBD-konform eingesetzt werden kann, hängt nicht nur von der Software selbst, sondern auch von der Art der Nutzung und der dahinterliegenden Verfahrensdokumentation ab.

Muss ich bei digitaler Buchhaltung alle Papierbelege scannen und digital archivieren?

Originär digitale Belege (z. B. Rechnungen als PDF oder Datensatz aus einem Portal) sind grundsätzlich in der Entstehungsform elektronisch aufzubewahren.

Papierbelege können im Rahmen eines GoBD-konformen Verfahrens gescannt und anschließend elektronisch archiviert werden. Ob und wann Originale vernichtet werden dürfen, hängt von der Art des Dokuments und dem eingerichteten Verfahren ab. Bei Unterlagen mit besonderem Beweischarakter kann es sinnvoll oder erforderlich sein, die Originale zusätzlich aufzubewahren.

Wie lange müssen digitale Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden?

Für digitale Unterlagen gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Papier:

• in der Regel 10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Buchungsbelege,
• in der Regel 6 Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe.

Maßgeblich sind insbesondere die Vorgaben des § 147 AO. Die Fristen beginnen grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist bzw. das Dokument entstanden ist.

Wie kann ich meine digitale Buchhaltung vor unbefugtem Zugriff schützen?

Der Schutz vor unbefugtem Zugriff ist sowohl aus steuerlicher als auch aus datenschutzrechtlicher Sicht wesentlich. Dazu gehören beispielsweise:

• individuelle Benutzerkonten und Rollen mit abgestuften Rechten,
• sichere Passwörter und ggf. Mehr-Faktor-Authentifizierung,
• regelmäßige Datensicherungen und getestete Wiederherstellungsprozesse,
• aktualisierte Systeme und ein kontrollierter Zugriff auf Server bzw. Cloud-Umgebungen.

Kann das Finanzamt auf meine digitale Buchhaltung zugreifen?

Das Finanzamt hat kein „ständiges Online-Zugriffsrecht“ auf Ihre Systeme. Im Rahmen einer Außenprüfung müssen Sie aber einen der gesetzlich vorgesehenen Datenzugriffe ermöglichen:

• unmittelbarer Zugriff auf das System,
• mittelbarer Zugriff über von Ihnen erstellte Auswertungen,
• oder die Überlassung eines Datenträgers mit den prüfungsrelevanten Daten.

Welche Variante in der Praxis gewählt wird, wird regelmäßig mit der Prüferin bzw. dem Prüfer abgestimmt.

Welche Herausforderungen können bei der Umstellung auf digitale Buchhaltung auftreten?

Herausforderungen sind häufig:

• die Auswahl eines passenden Systems,
• die Umstellung bestehender Arbeitsabläufe,
• die Schulung der Mitarbeitenden,
• die Erstellung einer tragfähigen Verfahrensdokumentation,
• die Sicherstellung der Datensicherheit und der Aufbewahrungspflichten.

Mit einer realistischen Planung und einer schrittweisen Einführung lassen sich diese Punkte in der Regel gut beherrschbar gestalten.

Brauche ich professionelle Unterstützung bei der Digitalisierung meiner Buchhaltung?

Eine professionelle Begleitung ist nicht zwingend vorgeschrieben, in der Praxis aber oft sinnvoll. Ein erfahrener Berater kann frühzeitig auf GoBD-relevante Themen hinweisen, typische Fehlerquellen vermeiden helfen und gemeinsam mit Ihnen eine Struktur entwickeln, die im Alltag funktioniert und einer Betriebsprüfung standhält. Wenn Sie dabei Unterstützung möchten, können Sie jederzeit ein Erstgespräch mit 3S.tax anfragen.