OSS-Meldung: Fristen, Konsequenzen & Praxistipps für Onlinehändler

Du verkaufst Waren oder digitale Leistungen an Privatkund:innen in anderen EU-Ländern? Dann kommst du am One-Stop-Shop (OSS) kaum vorbei. Die vierteljährliche OSS-Meldung ist dabei Pflichtprogramm – und zwar selbst dann, wenn du im Quartal gar keine relevanten Umsätze hattest.

In diesem Beitrag bekommst du einen klaren Überblick: Welche Fristen gelten? Was passiert bei Verspätung? Wie korrigierst du Fehler? Und welche Pflichten gibt es im Hintergrund (z. B. Aufbewahrung)?

1. Was ist das OSS-Verfahren überhaupt?

Der Union-OSS ist eine Sonderregelung für in der EU ansässige Unternehmer:innen. Er richtet sich an dich, wenn du

• Waren als B2C-Fernverkäufe an Privatkund:innen in andere EU-Staaten lieferst und/oder
• bestimmte Dienstleistungen an Privatkund:innen in anderen EU-Staaten erbringst,

und diese Umsätze im jeweiligen Bestimmungsland zu versteuern sind. Statt dich in jedem einzelnen EU-Staat steuerlich zu registrieren, meldest du alle relevanten Umsätze zentral über das BZSt-Online-Portal in Deutschland. Das BZSt verteilt die gemeldete Umsatzsteuer anschließend an die anderen Mitgliedstaaten.

Abgrenzung: Union-OSS, Non-Union-OSS & IOSS

• Union-OSS: für in der EU ansässige Unternehmen, B2C-Fernverkäufe von Waren und bestimmte Dienstleistungen.
• Non-Union-OSS: für nicht in der EU ansässige Unternehmen mit bestimmten elektronischen Dienstleistungen an EU-Privatkunden.
• IOSS (Import-OSS): für Fernverkäufe importierter Waren bis 150 EUR an Privatkund:innen in der EU.

Dieser Beitrag konzentriert sich auf den Union-OSS, also den typischen Fall für EU-basierte Onlinehändler und Dienstleister.

2. Schwellenwert 10.000 EUR – ab wann wird OSS relevant?

In vielen Fällen wird das OSS-Verfahren spätestens dann interessant, wenn du mit deinen relevanten B2C-Umsätzen die EU-weite Lieferschwelle von 10.000 EUR netto (pro Jahr) überschreitest. Ab diesem Zeitpunkt musst du deine Umsätze im jeweiligen Bestimmungsland versteuern. Das OSS-Verfahren dient genau dazu, diese Steuererklärung zu bündeln.

Wichtig: Ob du die Schwelle überschreitest, ist eine eigene Prüfung. Der OSS ist dann das Werkzeug, um die daraus entstehenden Pflichten effizient zu erfüllen.

3. Fristen: Wann muss die OSS-Meldung abgegeben werden?

Die OSS-Meldung beziehst du immer auf ein Kalendervierteljahr:

• 1. Quartal: Januar bis März
• 2. Quartal: April bis Juni
• 3. Quartal: Juli bis September
• 4. Quartal: Oktober bis Dezember

Die OSS-Meldung muss spätestens am letzten Tag des auf das Quartal folgenden Monats elektronisch beim BZSt eingehen.

Wichtig: Frist verschiebt sich nicht bei Wochenende oder Feiertag

Ein gern übersehener Punkt: Fällt der letzte Tag des Folgemonats auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist nicht auf den nächsten Werktag. Die Meldung muss trotzdem spätestens an diesem Kalendertag eingegangen sein.

Zahlungsfrist: Meldung und Zahlung gehören zusammen

Die OSS-Meldung ist keine reine Formalie – die gemeldete Umsatzsteuer muss bis zur gleichen Frist bezahlt werden. Praktisch heißt das:

• Du reichst die Meldung bis zum letzten Tag des Folgemonats ein und
• sorgst dafür, dass die daraus resultierende Zahlung spätestens zu diesem Datum beim BZSt eingeht.

4. Was passiert, wenn du die Frist verpasst?

Verspätete oder fehlende OSS-Meldungen sind kein Kavaliersdelikt. Je nach Ausmaß und Wiederholung drohen unter anderem:

• Mahnung und Säumniszuschläge durch das BZSt,
• Verspätungszuschläge,
• Zinsen auf nachzuzahlende Beträge,
• bei wiederholter oder anhaltender Nichtbefolgung: Ausschluss aus dem OSS-Verfahren.

Ausschluss aus dem OSS-Verfahren

Ein Ausschluss passiert nicht bei einer einmaligen kleinen Verspätung. Kritisch wird es, wenn du:

• deine OSS-Meldungen über mehrere Quartale hinweg gar nicht oder immer wieder verspätet abgibst oder
• andere wesentliche Pflichten im Zusammenhang mit dem OSS-Verfahren dauerhaft nicht erfüllst.

Im Ergebnis kann der Mitgliedstaat deiner Identifizierung (für deutsche Unternehmen: Deutschland) dich für eine gewisse Zeit vom OSS-Verfahren ausschließen. Dann müsstest du dich in den einzelnen EU-Staaten, in denen du steuerpflichtige Umsätze hast, wieder separat registrieren – mit deutlich höherem Verwaltungsaufwand.

Steuerhinterziehung – wann steht sie im Raum?

Du liest oft Sätze wie „Im schlimmsten Fall droht Steuerhinterziehung“. Das stimmt im Kern, greift aber zu kurz. Juristisch relevant ist:

• Steuerhinterziehung setzt einen Vorsatz voraus – also das bewusste Inkaufnehmen, dass Steuern nicht oder nicht vollständig abgeführt werden.
• Nur verspätete Meldungen ohne entsprechenden Vorsatz sind in der Regel zunächst eine Ordnungswidrigkeit, keine Straftat.

Bei wiederholten, erheblichen oder vorsätzlichen Verstößen gegen deine Erklärungspflichten kann im Einzelfall auch der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum stehen.

Praktisch heißt das: Wenn du OSS-Pflichten ernst nimmst, Fristen im Blick behältst und Fehler offen korrigierst, bewegst du dich auf einem deutlich sicheren Pfad.

5. Nullmeldungen: OSS-Meldung auch ohne Umsatz?

Eine häufige Frage:

Frage: Muss ich eine OSS-Meldung auch dann abgeben, wenn ich im Quartal keine Umsätze hatte?

Antwort: Ja. Solange du im OSS-Verfahren registriert bist, bist du grundsätzlich verpflichtet, für jedes Quartal eine Meldung abzugeben – auch wenn der Umsatz 0 EUR beträgt. In diesem Fall gibst du einfach eine Nullmeldung ab.

Hintergrund: Die Behörden sollen klar sehen können, dass du deine Pflicht „gesehen“ hast und keine meldepflichtigen Umsätze vorlagen – statt vermuten zu müssen, dass du einfach vergessen hast zu melden.

6. Korrekturen: Wie gehst du mit Fehlern um?

Fehler passieren. Wichtig ist, wie du damit umgehst. Der OSS sieht dafür ein eigenes Korrekturverfahren vor.

Wie werden Korrekturen gemeldet?

Du korrigierst eine frühere OSS-Meldung nicht, indem du sie „neu einreichst“. Stattdessen:

• nutzt du in einer späteren OSS-Meldung das dafür vorgesehene Korrekturfeld für frühere Zeiträume und
• gibst dort an, für welches Quartal du die Berichtigung vornimmst und in welcher Höhe.

3-Jahres-Frist für Korrekturen

Korrekturen sind nicht unbegrenzt möglich. Du kannst Fehler in einer OSS-Meldung grundsätzlich bis zu drei Jahre nach Ablauf der ursprünglichen Meldefrist berichtigen.

7. Aufbewahrungspflichten: 10 Jahre sind Pflicht

Der OSS bringt zwar eine Vereinfachung bei der Meldung, ändert aber nichts daran, dass du deine Unterlagen sauber dokumentieren musst. Besonders wichtig: Die für das OSS relevanten Unterlagen sind EU-weit 10 Jahre lang aufzubewahren.

Dazu gehören unter anderem:

• Detaildaten zu deinen Umsätzen je Mitgliedstaat,
• die verwendeten Umsatzsteuersätze,
• Belege und Aufzeichnungen zu den Liefer- und Leistungsorten,
• die abgegebenen OSS-Meldungen und Zahlungsnachweise,
• Dokumentation von Korrekturen und deren Begründung.

Auf Anforderung der Finanzverwaltung musst du diese Informationen elektronisch und strukturiert zur Verfügung stellen können. Ein sauber aufgesetztes System (Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung) ist daher kein Luxus, sondern Pflicht.

8. Checkliste: So hast du deine OSS-Pflichten im Griff

• Prüfe, ob und ab wann der 10.000-EUR-Schwellenwert für deine B2C-Umsätze relevant ist.
• Registriere dich bei Bedarf rechtzeitig für den Union-OSS.
• Richte Prozesse ein, mit denen du pro Quartal alle relevanten Umsätze je EU-Land sicher ermitteln kannst.
• Plane einen festen Meldetermin innerhalb des Folgemonats – nicht erst am letzten Tag.
• Stelle sicher, dass Zahlungen spätestens bis zur Abgabefrist beim BZSt eingehen.
• Baue ein System, mit dem du Korrekturen identifizieren und fristgerecht nachmelden kannst.
• Sorge für eine 10-jährige, elektronische Aufbewahrung aller relevanten OSS-Daten.

9. Was wir als Steuerberatung für dich übernehmen können

OSS ist kein „Hintergrundthema“, das man nebenbei mitlaufen lässt. Es betrifft deine Preisgestaltung, deine Margen und deine steuerliche Compliance in mehreren Ländern gleichzeitig.

10. Kurz zusammengefasst – häufige Fragen zur OSS-Meldung

Wie oft muss ich eine OSS-Meldung abgeben?

Vierteljährlich, für jedes Kalenderquartal – solange du im Union-OSS registriert bist.

Bis wann muss die OSS-Meldung abgegeben und bezahlt werden?

Spätestens bis zum letzten Tag des auf das Quartal folgenden Monats – sowohl Meldung als auch Zahlung. Fällt der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist nicht.

Muss ich auch ohne Umsatz eine Meldung abgeben?

Ja. Solange du im OSS registriert bist, ist grundsätzlich für jedes Quartal eine Meldung erforderlich. Ohne Umsatz gibst du eine Nullmeldung ab.

Wie lange kann ich Fehler korrigieren?

Grundsätzlich kannst du frühere OSS-Meldungen über das Korrekturfeld in späteren Meldungen bis zu drei Jahre nach Ablauf der ursprünglichen Meldefrist berichtigen.

Wie lange muss ich Unterlagen zum OSS aufbewahren?

Die relevanten Unterlagen sind zehn Jahre lang aufzubewahren und müssen bei Bedarf elektronisch bereitgestellt werden können.