Hat dich das Finanzamt schon einmal kontaktiert und eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung angemeldet? Hoffentlich nicht! Aber falls doch, erfährst du in diesem Beitrag alles, was du wissen musst, um eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung zu meistern. Du kannst auch nachlesen, wie du sie generell verhindern oder zumindest die Wahrscheinlichkeit deutlich senken kannst.
Wir geben dir in diesem Beitrag einen Überblick über das Thema Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Für detaillierte Nachfragen oder konkrete Anliegen solltest du dich an deinen Steuerberater wenden.
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Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist eine Sonderform der regulären Betriebsprüfung, auch Außenprüfung genannt. Im Gegensatz zur klassischen Betriebsprüfung wird sie meist kurzfristiger angemeldet (per Telefon oder postalisch).
Umsatzsteuer-Sonderprüfungen betreffen Unternehmen im Sinne des § 2 UStG. Dabei sind nicht nur Großunternehmen betroffen, sondern auch z. B. Ärzte, Versicherungsvertreter oder Vermieter von Wohnflächen, die steuerfreie Umsätze generieren.
Geprüft werden umsatzsteuerliche Sachverhalte, zum Beispiel:
Der Ort der Prüfung hängt davon ab, wo sich die steuerrechtlichen Unterlagen befinden – das kann beim Steuerberater, im Unternehmen oder im Finanzamt sein. Es existiert außerdem eine EU-weite Regelung, durch die der Prüfer regelmäßig auch Auslandsbezüge prüfen wird.
💡 Tipp:
Eine gute steuerliche Vorbereitung kann viele Prüfungen verhindern.
Wenn du Unterstützung brauchst, nimm gern Kontakt zu uns auf – wir helfen dir weiter.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 07.11.2002 Kriterien festgelegt, die bei einem Steuerpflichtigen zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung führen können.
Dabei werden automatisierte Verfahren eingesetzt, die die Finanzverwaltung bei der Prüfung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und der Jahresumsatzsteuer bei zweifelhaften Sachverhalten als Hinweise verwenden kann. Diese Hinweise können Umsatzsteuer-Sonderprüfungen auslösen.
Ein weiteres Instrument sind Kontrollmitteilungen. Diese können zum Beispiel stammen:
Wenn der Innendienst des Finanzamts nicht klären kann, woher die Kontrollmitteilungen und die bestehenden Zweifel kommen, wird häufig eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung angeordnet.
Häufige Gründe und Auslöser sind unter anderem:
🔎 Hinweis:
Wenn du beim Datenexport unsicher bist, prüfe vorab mit deinem Steuerberater, ob deine Software alle GoBD-Anforderungen erfüllt (§ 147 Abs. 6 AO).
Bei Betriebsprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen kommt es auf die Größe des Betriebs an. Bei Großbetrieben beträgt die Vorlaufzeit meist etwa vier Wochen, in anderen Fällen ungefähr zwei Wochen.
Für Umsatzsteuer-Nachprüfungen gelten jedoch nicht die Bestimmungen des § 5 Abs. 4 Satz 2 BpO, sondern § 27 UStG. Das bedeutet: Die Prüfungsanordnung, die Mitteilung über den Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer können dem Steuerpflichtigen unmittelbar vor Prüfungsbeginn oder sogar zeitgleich mit dem Erscheinen der Prüfer übermittelt werden. Dadurch soll sichergestellt werden, dass der Prüfungszweck nicht gefährdet wird.
Grundsätzlich unterscheidet man:
Erstprüfungen: Sie kommen tendenziell seltener vor als Bedarfsprüfungen. Ihr Zweck ist vor allem, neu gegründete Unternehmen zu unterstützen, indem eine möglichst fehlerfreie Abwicklung der Umsätze sichergestellt und falsche Prozesse von Beginn an korrigiert werden.
Bedarfsprüfungen: Sie dienen der Überprüfung von Auffälligkeiten, der zugrunde liegenden Belege sowie der Übereinstimmung zwischen Umsätzen und Belegen.
Da viele Gegenstände einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung möglich sind, hier die häufigsten:
Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung wirkt sich nur auf die geprüfte Steuerart (Umsatzsteuer) und die dazugehörige Steuerfestsetzung aus. Haben sich nach der Prüfung die Besteuerungsgrundlagen verändert, sollte der Unternehmer bzw. sein Berater prüfen, ob der Vorbehalt der Nachprüfung noch berechtigt ist und ob eine Änderungssperre nach § 173 Abs. 2 AO einsetzt.
Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sind zwar Außenprüfungen im Sinne des § 173 Abs. 2 AO; eine Änderungssperre lösen sie aber nur aus, wenn die daraufhin ergangenen Bescheide endgültigen Charakter haben, also nicht lediglich Vorauszahlungen oder Voranmeldungen betreffen.
Grundsätzlich kannst du die Wahrscheinlichkeit einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung verringern, indem du bei deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung bei starken Abweichungen oder höheren Vorsteuer-Abzügen detaillierte Erklärungen abgibst.
Außerdem ist es ratsam, unvorhergesehen hohe Rechnungen oder größere Investitionen mit deinem Steuerberater zu besprechen, um etwaige Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu erklären.
Die Prüfungsanordnung kann mit Einspruch angefochten werden. Sind deine Einwendungen berechtigt, ist die Prüfungsanordnung förmlich zu ändern oder aufzuheben.
Wird lediglich eine unzureichende Begründung beanstandet, kann diese – spätestens bis zum Abschluss der Tatsacheninstanz eines finanzgerichtlichen Verfahrens – nachgeholt werden.
Der Einspruch verschiebt die Prüfung jedoch in der Regel nicht. Du kannst aber einen Antrag auf Aussetzung der Vollziehung der Prüfungsanordnung (also Aussetzung der Durchführung der Prüfung) stellen.
Wenn du Post vom Finanzamt bekommst, gilt: Ruhe bewahren und professionell handeln.
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So verstehst du besser, ab wann eine steuerliche Unachtsamkeit in den strafrechtlichen Bereich übergehen kann.
Ein generelles Zurückbehaltungsrecht gibt es nicht. Es kommt auf die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs an. Bist du (als Rechnungsempfänger) Kleinunternehmer oder handelt es sich um umsatzsteuerfreie Leistungen, kannst du dich nicht auf ein Zurückbehaltungsrecht stützen.
Wenn dir aus einer fehlerhaften Rechnung ein zustehender Vorsteuerabzug verloren gehen würde, kannst du die Bezahlung der Rechnung jedoch verweigern, bis eine korrigierte Rechnung vorliegt.
Unter anderem musst du bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) angeben. Sie ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmer zusätzlich zu ihrer Steuernummer oder Steuer-ID beantragen können.
Über die USt-ID kann jedes Unternehmen innerhalb der Europäischen Union eindeutig identifiziert werden. Weist ein Unternehmer eine falsche USt-ID aus, besteht der Verdacht auf gesetzeswidriges Verhalten.
Im Jahr 2024 wurden 63.733 Umsatzsteuer-Sonderprüfungen durchgeführt (63.282 in 2023, 64.250 in 2022, 64.366 in 2021 und 65.971 in 2020). Dabei waren im Jahresdurchschnitt 1.630 Umsatzsteuersonderprüfer im Einsatz (1.604 in 2023, 1.673 in 2022, 1.684 in 2021 und 1.630 in 2020). Jeder Prüfer führte im Durchschnitt rund 39 Sonderprüfungen durch.
Nach den statistischen Aufzeichnungen der obersten Finanzbehörden der Länder resultierten die im Jahr 2024 durchgeführten Umsatzsteuer-Sonderprüfungen in einem Mehrergebnis von rund 1,63 Mrd. Euro (1,52 Mrd. € in 2023, 1,53 Mrd. € in 2022, 1,31 Mrd. € in 2021 und 1,37 Mrd. € in 2020).
Dabei sind – wie in den Vorjahren – die Ergebnisse aus der Teilnahme von Umsatzsteuersonderprüfern an allgemeinen Betriebsprüfungen oder an Prüfungen der Steuerfahndung nicht enthalten.
| Jahr | Anzahl der Prüfungen | Anzahl Prüfer | Ø Prüfungen pro Prüfer | Mehrergebnis |
|---|---|---|---|---|
| 2020 | 65.971 | 1.630 | ca. 40 | ca. 1,37 Mrd € |
| 2021 | 64.366 | 1.684 | ca. 38 | ca. 1,31 Mrd € |
| 2022 | 64.250 | 1.673 | ca. 38 | ca. 1,53 Mrd € |
| 2023 | 63.282 | 1.604 | ca. 39 | ca. 1,52 Mrd € |
| 2024 | 63.733 | 1.630 | ca. 39 | ca. 1,63 Mrd € |
Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist kein Zufall, sondern das Ergebnis automatischer Risikoprüfungen der Finanzverwaltung. Wer seine Buchführung sauber führt, Nachweise vollständig dokumentiert und auf transparente Kommunikation mit dem Steuerberater setzt, hat deutlich weniger zu befürchten.
Im Ernstfall gilt: Vorbereitung ist alles.