Barauslagen und Abrechnung per Zettel gehören der Vergangenheit an.
Auslagen von Arbeitnehmern für den Arbeitgeber sind gang und gäbe, doch lauert hier auch die ein oder andere Stolperfalle, die leicht zu übersehen ist.
Auslagen sind Ausgaben des Arbeitnehmers im Namen und auf Rechnung des Arbeitgebers. Diese können unter gewissen Voraussetzungen dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Diese Voraussetzungen sind:
- Es darf kein Eigeninteresse an den Aufwendungen durch den Arbeitnehmer vorliegen.
- Die Ausgaben müssen der Arbeitsausführung dienen.
- Die Beträge müssen als einzelne Posten abgerechnet werden.
Doch was heißt das genau? Schauen wir uns die einzelnen Punkte etwas genauer an.
Kein Eigeninteresse des Arbeitnehmers
Steuerfrei erstattungsfähige Auslagen sind nur solche, die der Arbeitnehmer rein im Interesse des Unternehmens tätigt. Unbestreitbares Beispiel hierfür ist die Beschaffung von Roh- und Hilfsstoffen (Büromaterial, Benzin für einen Firmen-PKW, notwendige Hilfsstoffe für Bauprojekte). Unbestreitbar deshalb, weil eine Bereicherung des Arbeitnehmer in jedem Fall ausgeschlossen werden kann. In anderen Fällen muss der Mangel an Eigeninteresse nachgewiesen werden. Mögliche weitere Auslagen sind:
- Kundengeschenke, die im Auftrag des Arbeitgebers erworben werden,
- geschäftliche Telefongespräche, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber außerhalb des Betriebs führt,
- die Bewirtung von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers,
- die Garage, die der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen gemietet hat.
Dienlichkeit der Arbeitsausführung
Ausgaben, die vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können, müssen einem unternehmerischen Zweck dienen. Ein gutes Beispiel dafür sind Auslagen für Restaurantleistungen. Haben diese mit Geschäftsfreunden stattgefunden und sind dementsprechend durch einen ordentlichen Bewirtungsbeleg dokumentiert, steht der steuerfreien Erstattung nichts im Wege. Fehlt der Bewirtungsbeleg, oder hat das Essen nicht in einem unternehmerischen Zusammenhang stattgefunden, führt die Erstattung zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn.
Einzelabrechnung der Beträge
Wichtig für die Steuerfreiheit ist, dass die Beträge, die der Arbeitnehmer erstattet bekommt, auf einzelne Belege zurückzuführen sind. Eine pauschale Erstattungssumme, bspw. am Ende des Monats, würde beim Arbeitnehmer zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn führen. Allerdings gibt es die Möglichkeit einen Eigenbelegs durch den Arbeitnehmer zu erstellen.
Barauslagen im Fadenkreuz der Betriebsprüfung
Die Finanzverwaltung verpflichtet alle Unternehmen zu einer zeitnahen Buchung. Oft kommt es aber vor, dass Mitarbeiter mehrere Wochen nach der Auslage noch die Belege finden und einreichen. Diese können somit nicht mehr zeitnah erfasst werden und könnten in Betriebsprüfungen zu keiner Anerkennung führen. Der Arbeitgeber hat bei Barauslagen der Arbeitnehmer kaum eine Möglichkeit zur Kontrolle der getätigten Auslagen.
Die firmeneigene Kreditkarte als produktivitätssteigerndes Vehikel
Kontrolle für den Arbeitgeber – schnellere Erstattungen für den Arbeitnehmer
Wie Ihr seht, können Barauslagen sowohl beim Arbeitgeber als auch beim Arbeitnehmer zu Problemen führen. Der Arbeitgeber muss Hinzurechnungen befürchten und der Arbeitnehmer kann durch zu spätes Einreichen oder Verlieren der Belege seine Auslagen sehr spät oder gar nicht erstattet bekommen. Daher empfehlen wir die firmeneigene Kreditkarte für Arbeitnehmer. Hierdurch haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Möglichkeit alle Auslagen zu protokollieren, zeitnah zu erfassen und so die Stolperfallen gekonnt zu umgehen.
Die Kreditkartenabrechnung entbindet natürlich nicht von der Einreichung der Belege. Denn sowohl für die Lohnsteuerfreiheit beim Arbeitnehmer als auch für den Vorsteuerabzug des Unternehmens ist ein Beleg, bzw. eine ordnungsgemäße Rechnung (bei einem Bruttobetrag von mehr als 250 Euro), unentbehrlich. Der Eigenbeleg hilft hier nur dem Arbeitnehmer. Der Vorsteuerabzug wird dem Unternehmen ohne Originalbeleg trotzdem verwehrt.
Digitale Helfer – Apps & Co. bei der Reisekosten- und Auslagenabrechnung
Auch die Belegeinreichung kann heutzutage natürlich digitalisiert werden. Zahlreiche Anbieter bieten hierfür Apps an, die der Arbeitnehmer auf seinem Smartphone installieren kann. Hierdurch können Belege sofort nach erhalt per Foto archiviert werden. Eine einfache, aber effektive Möglichkeit um Reisekosten, Auslagen für Material oder jegliche andere Auslage im Unternehmen nachzuhalten.
Wir unterstützen Euch bei der Umsetzung
Sprecht uns an und wir erarbeiten zusammen ein Konzept, dass Deine Unternehmung von analogen Abrechnungsprozessen ins digitale Zeitalter katapultiert. Hierbei wird der für Dich beste Prozess herausgearbeitet. Dies umfasst natürlich auch die Vorstellung entsprechender Apps zur Abrechnung von Reisekosten und Auslagen sowie die Vorstellung von Kreditkartenanbietern, die bereits die Möglichkeit bieten Reisekostenabrechnungen und Abrechnung von Auslagen direkt in den kreditkarteneigenen Apps durchzuführen.
Disclaimer:
Bitte beachte, dass die vorstehenden Informationen nur dem Zweck der allgemeinen Information dienen, ausschließlich die Rechtslage zum Zeitpunkt der Veröffentlichung darstellen und eine Steuer- und/oder Rechtsberatung im Einzelfall nicht ersetzen können. Der Artikel kann ohne Ankündigung verändert und fortgeschrieben werden.
