Das digitale Zeitalter kommt nicht, es ist schon lange da. Digitale Arbeitsprozesse sind längst nicht mehr nur den zukunftsorientierten Startups vorbehalten. Jede Branche wird mit jedem Tag digitaler. Und das ist gut so. Wer den Sprung der Digitalisierung nicht wagt, verpasst Chancen auf Aufträge, qualifizierte Mitarbeiter und einen allgemein für die Zukunft gut aufgestellten Betrieb.
Durch digitale Prozesse kann der Arbeitsaufwand fernab vom Kerngeschäft verschlankt und optimiert werden.
Worauf Du achten musst, wenn Du Dein Unternehmen digitalisieren willst, haben wir Dir in den folgenden sechs Punkten zusammengefasst.
Mit dem Finger schnippen und Dein Unternehmen ist digital bestens aufgestellt. Was zu schön klingt um wahr zu sein, ist es leider auch. Digitalisierung ist ein Prozess. Und damit dieser reibungslos ablaufen kann ist eins ganz besonders wichtig: Kommunikation. Kommunikation mit den Mitarbeitern. Kommunikation mit den Geschäftskunden. Wie jeder Prozess funktioniert die Digitalisierung am besten, wenn alle an einem Strang ziehen, alle das gleiche Ziel haben und Ängste und Bedenken früh aus der Welt geschafft werden.
Langjährige Mitarbeiter, die an dem Prozess mitgearbeitet haben und sich eingebracht haben, können durch immer neue Anreize und abwechslungsreiche Aufgaben an das Unternehmen gebunden werden. Die digitale Arbeitsweise lockt zudem junges qualifiziertes Personal, welches den Prozess weiter voranschreiten lässt.
Wenn Du Deine Mitarbeiter und Geschäftspartner mit an Bord hast, beginnt die Planung. Eine Digitalisierung des gesamten Betriebs auf einmal ist nicht zielführend. Der Prozess will sorgsam geplant sein. Geht lieber kleine Schritte und setzt diese optimal um, anstatt direkt das ganze Unternehmen umkrempeln zu wollen und so den Überblick zu verlieren. Reichen vielleicht schon kleine Veränderungen um viel zu bewirken? Welche Abteilung sollte man zuerst digitalisieren?
Digitalisierung ist vor allem eins: der Einsatz der richtigen Technik. Doch nicht jede Spielerei ist auch geeignet dem Unternehmen zu helfen und die Arbeitsabläufe zu verschlanken. Hilfreich sind beispielsweise Cloud basierte Apps für die Auftragsverwaltung, die auf Deine Branche abgestimmt sind oder Tools, die den Papierkram minimalisieren und ordnen.
Worauf solltest Du bei der Auswahl der richtigen App achten?
Wobei soll die App helfen?
Vor Anschaffung und Einführung einer App ist es wichtig zu klären, welche Probleme aktuell bestehen und an welchen Stellen die anzuschaffende App ansetzen soll. Digitalisierung sollte zuerst dort beginnen, wo sie dem Unternehmen den größten Nutzen bringt. Wenn Du weißt, welche Funktionen Dir und Deinem Team am wichtigsten sind, kannst Du gezielt auf die Suche gehen und vergleichen, welche App Dich wirklich weiterbringt.
Wer soll mit der App arbeiten?
Falls die App dafür gedacht ist, dass Mitarbeiter auf den Baustellen die App bedienen sollen, sollte die App eine große Bedienungsfreundlichkeit besitzen, um langwierige Schulungen zu vermeiden. Neue Mitarbeiter sollen sich schnell mit der Technik vertraut machen können, um sich direkt in den Arbeitsprozess integrieren zu können.
Lohnt sich die Investition?
App ist nicht gleich App. Manche sind kostenlos, manche führen einmalig in der Anschaffung zu Kosten, andere veranschlagen eine laufende Gebühr. Mache Dir vor Anschaffung Gedanken darüber, wie groß der Nutzen der jeweiligen App sein kann/wird und ob sich die Investition hierfür lohnt.
Wir empfehlen bei Zweifeln die Anschaffung von monatlich kündbaren Abos, da so die Kosten nach erfolgloser Testphase begrenzt werden können.
Wer darf was sehen?
Verwenden verschiedene Abteilungen oder Teams die gleiche App, sollen aber nur sehen dürfen, was für Ihre Abteilung/Team bestimmt ist? Dann solltest Du Dich beim Vergleich der verschiedenen Lösungen auch damit beschäftigen, welche App Dir ein vernünftiges Rechtemanagement erlaubt.
Die Digitalisierung kann nicht nur beim Team helfen, sondern auch beim Kunden. Um einen Auftrag abzuschließen zu können, muss der Kunde von Dir, Deinem Team und Eurer Arbeit überzeugt sein. Die Arbeit kann aber erst nach Abschluss der Tätigkeit überzeugen, also müssen vorher Anreize geschaffen werden. Helfen dabei können Tools, die für die Kunden bereits die Planung und Erstbesprechung zum Erlebnis werden lassen, in dem das Projekt bereits in digitaler Form vorgeführt werden kann.
Parallel zum Fortschritt in der digitalen Arbeitsweise muss auch sichergestellt werden, dass die nun online verwalteten betrieblichen Daten und Kundeninformationen geschützt sind und die gesetzlichen Vorgaben (DSGVO) eingehalten werden. Daher sollte jeder einzelne Arbeitsschritt im Digitalisierungs-Prozess von der IT-Sicherheit begleitet werden.